Politique de confidentialité

Version 1.6 — En vigueur au 1er octobre 2026 — RGPD (UE 2016/679)

FitDesk (Société par Actions Simplifiée (SAS), RCS Montpellier 104 196 233, 118 Rue des Roselières, 34970 Lattes, France) s'engage à protéger vos données personnelles conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. La présente politique couvre le site web, l'application mobile Android et l'ensemble des services associés.

Article 1 — Responsable du traitement

FitDesk, Société par Actions Simplifiée (SAS), RCS Montpellier 104 196 233, 118 Rue des Roselières, 34970 Lattes, France.

Contact : contact@fitdesk.io

Article 2 — Champ d'application et rôles

La présente politique s'applique aux données traitées par FitDesk en qualité de responsable du traitement, c'est-à-dire aux données des utilisateurs de la Plateforme, quel que soit leur profil : coach, athlète, gestionnaire d'organisation ou administrateur.

Lorsqu'un coach saisit dans la Plateforme des informations relatives à ses propres clients ou prospects, il détermine seul les finalités et les moyens de ce traitement : il en est le responsable et FitDesk agit alors comme prestataire technique pour son compte.

Article 3 — Catégories de données collectées

Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, langue préférée, photo de profil le cas échéant.
Données de compte et d'authentification : identifiants, empreinte du mot de passe (jamais conservé en clair), clés d'authentification sans mot de passe (« passkeys »), jetons de session, historique de connexion.
Données professionnelles (coachs) : nom commercial, spécialité, pays d'exercice, informations d'organisation.
Données d'activité sportive : programmes, séances, exercices, charges, performances, records et indicateurs de progression.
Données de santé et de bien-être (athlètes) : conditions médicales et allergies déclarées, rapports de bien-être (sommeil, énergie, stress, humeur, motivation, courbatures, zones de douleur, confort digestif, hydratation, envies alimentaires et, le cas échéant, suivi du cycle menstruel), comptes rendus de séance et rapports de repas.
Données d'agenda : les événements inscrits dans votre agenda (intitulé, catégorie — entraînement, nutrition, soin, compétition ou autre —, jour, horaires et fuseau horaire, lieu, note libre), ainsi que l'identité de la personne qui les a inscrits. Deux situations doivent être distinguées : les événements que vous inscrivez vous-même relèvent de votre seule initiative et, lorsqu'ils portent la catégorie « soin », leur intitulé constitue une donnée de santé ; les événements qu'un coach inscrit dans votre agenda sont des données que vous n'avez pas déclarées, que vous pouvez consulter mais ni modifier ni supprimer. L'intitulé figure aussi dans la notification qui vous en informe et dans les courriers électroniques d'annonce et de rappel, sauf pour la catégorie « soin », où il est remplacé par un libellé neutre ; ni le lieu ni la note ne sortent par ces canaux.
Réponses et présences : votre réponse à un événement collectif et la présence relevée après coup par celui qui l'a inscrit, chacune horodatée. La première est une intention que vous déclarez vous-même, la seconde un constat écrit par un tiers.
Rappels d'agenda : les rappels armés sur un événement (la veille, une heure avant) et le canal par lequel vous acceptez d'être joint.
Adresse d'abonnement à votre agenda : seule l'empreinte de cette adresse est conservée — jamais l'adresse elle-même — ainsi que sa date de création (voir l'article 6).
Documents et fichiers déposés : les documents que vous déposez dans votre bibliothèque ou transmettez à un autre utilisateur (PDF, images, documents bureautiques, tableurs, fichiers texte), ainsi que les informations qui les décrivent : nom du fichier, type, taille, empreinte numérique, date de dépôt, auteur du dépôt et portée de partage. Ces documents peuvent contenir des données de santé, et le nom du fichier lui-même est traité comme une donnée de santé — c'est pourquoi il n'apparaît ni dans les courriers électroniques, ni dans les journaux du service de stockage.
Données de nutrition : plans alimentaires, repas, apports et suivi associé.
Données de communication : messages échangés via la messagerie de la Plateforme (conversations individuelles, de groupe et échanges avec le support).
Échanges avec l'assistant conversationnel : contenu des conversations avec l'assistant « Milo » (voir l'article 7).
Données de facturation (coachs) : coordonnées de facturation et historique d'abonnement. Les données de moyen de paiement sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont jamais stockées par FitDesk.
Canal d'acquisition : à l'inscription, le canal par lequel vous nous avez découverts (lien de notre site vitrine, campagne d'email, moteur de recherche ou référencement similaire) ainsi que, le cas échéant, un identifiant de campagne ou le nom du site à l'origine de votre visite. Cette information est rattachée à votre compte et suit son sort, pas celui des journaux de navigation.
Données techniques et de journalisation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, journaux d'appels aux services et journaux d'envoi des courriers électroniques.

Article 4 — Origine des données

Les données sont en principe collectées directement auprès de vous. Certaines peuvent être renseignées par un tiers autorisé : un coach qui invite un athlète, ou un gestionnaire qui rattache un membre à son organisation.

Dans le cadre de ses actions de prospection auprès de professionnels du sport, FitDesk peut également traiter des coordonnées professionnelles obtenues indirectement, à partir de sources accessibles au public. Les personnes concernées sont informées lors du premier contact, peuvent s'opposer à tout moment à ce traitement et disposent, dans chaque message, d'un lien de désinscription immédiate.

Article 5 — Finalités et bases légales

Fourniture et fonctionnement du service : exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD).
Suivi sportif et accompagnement par le coach : exécution du contrat (Art. 6.1.b).
Traitement des données de santé et de bien-être : consentement explicite (Art. 9.2.a). Ces informations sont facultatives et le consentement peut être retiré à tout moment.
Échange de documents entre utilisateurs (dépôt, partage, transmission à un coach, pièce jointe) : exécution du contrat (Art. 6.1.b) ; lorsque le document contient des données de santé, consentement explicite (Art. 9.2.a) — le dépôt est volontaire et la Plateforme s'utilise sans y recourir.
Sécurité des documents déposés (analyse antivirus, contrôle de format, journalisation des consultations) : intérêt légitime (Art. 6.1.f).
Gestion des abonnements et facturation : exécution du contrat et obligations légales (Art. 6.1.b/c).
Sécurité, prévention de la fraude et journalisation : intérêt légitime (Art. 6.1.f).
Amélioration et supervision du service : intérêt légitime (Art. 6.1.f).
Communications liées au service : intérêt légitime (Art. 6.1.f).
Prospection auprès de professionnels : intérêt légitime (Art. 6.1.f), avec droit d'opposition permanent.
Obligations légales et comptables : obligation légale (Art. 6.1.c).

Article 6 — Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles à votre coach (pour votre suivi sportif), aux membres autorisés de votre organisation (voir l'article 8), au personnel habilité de FitDesk et aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

FitDesk fait appel aux sous-traitants suivants :

OVH SAS : hébergement de la Plateforme et des données — France (Roubaix).
Stripe : traitement des paiements et de la facturation — États-Unis.
OpenAI : fourniture des modèles de langage utilisés par l'assistant conversationnel — États-Unis (voir l'article 7).
OVH SAS : acheminement des courriers électroniques émis par la Plateforme, messages transactionnels et d'information — France (Roubaix).
Google Ireland Limited : acheminement des notifications affichées sur l'application mobile Android (Firebase Cloud Messaging) — Irlande. Ce service reçoit l'identifiant de notification de votre appareil ainsi que le titre et le texte de la notification, qui ne comportent aucune donnée de santé.

S'agissant des documents que vous déposez, le destinataire dépend de la portée que vous choisissez : vous seul par défaut, des personnes que vous désignez, l'ensemble de vos relations actives, ou les membres de votre organisation. L'accès du personnel habilité de FitDesk s'étend techniquement à ces documents ; il est journalisé au même titre que celui de tout autre lecteur. Aucun document n'est transmis à un sous-traitant : l'analyse antivirus s'exécute au sein de notre infrastructure, sur un composant dépourvu d'accès sortant.

FitDesk ne vend ni ne loue vos données personnelles. Aucun transfert n'est effectué à des fins publicitaires.

Votre agenda est visible dans son intégralité du coach avec lequel vous êtes en relation active, y compris les rendez-vous de soin que vous y inscrivez pour vous-même. Le gestionnaire d'une organisation n'y accède jamais.

Un événement adressé à plusieurs personnes ne fait pas se connaître ses destinataires : chacun voit sa propre réponse et sa propre présence, jamais celles des autres.

L'abonnement à votre agenda depuis un calendrier extérieur est le seul cas où l'une de vos données quitte la Plateforme vers un tiers qui n'est pas notre sous-traitant, et il n'a lieu que si vous le demandez. L'adresse remise vaut clé de lecture ; le flux couvre les trois mois écoulés et les douze mois à venir, et l'intitulé d'un rendez-vous de la catégorie « soin » y devient « Rendez-vous personnel », et son lieu n'y figure pas. Le calendrier destinataire — Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook ou un autre — relève de votre responsabilité : il peut être partagé ou synchronisé ailleurs sans que FitDesk en soit informé. L'adresse est révocable à tout moment depuis vos paramètres.

Article 7 — Assistant conversationnel « Milo »

La Plateforme met à disposition un assistant conversationnel reposant sur des modèles de langage fournis par la société OpenAI, établie aux États-Unis. Il intervient pour proposer des repas, composer des exercices et répondre aux demandes d'aide.

FitDesk ne transmet automatiquement à l'assistant aucune donnée issue de votre dossier. Ni votre fiche de santé, ni vos allergies, ni vos rapports de bien-être, ni vos performances ne lui sont communiqués. Seuls sont transmis le contenu que vous saisissez vous-même dans la conversation, l'historique de cette conversation et, pour les demandes d'aide, des extraits de notre base de connaissances.

Chaque message est soumis à un contrôle automatisé de conformité avant traitement. Les conversations sont conservées vingt-quatre heures après le dernier échange, puis effacées automatiquement. Les journaux techniques n'enregistrent jamais le contenu des messages.

Les contenus produits par l'assistant sont des propositions destinées à être relues et validées par un professionnel. Ils ne constituent ni un avis médical, ni une prescription, ni un conseil diététique personnalisé.

Article 8 — Partage au sein d'une organisation

Lorsque vous êtes rattaché à une organisation (club, salle, structure professionnelle), certaines de vos données sont accessibles à d'autres membres de cette organisation :

le gestionnaire accède à l'annuaire de ses membres et aux informations de rattachement. L'annuaire n'expose aucune donnée de santé ni de suivi sportif ;
un coach membre de l'organisation peut accéder au dossier de suivi d'un athlète de la même organisation, y compris ses informations de santé, afin d'assurer la continuité de l'accompagnement, même en l'absence de relation contractuelle directe entre eux ;
le calendrier de la structure est visible de ses membres ; un événement qui y figure est porté par l'organisation, et le support FitDesk peut y intervenir à sa demande — sans que cela lui ouvre aucun agenda personnel ;
les membres peuvent être réunis dans des conversations de groupe, au sein desquelles leur identité est visible des autres participants ;
un document peut être diffusé à l'ensemble des membres, par le gestionnaire ou par un coach membre. Le gestionnaire ne peut pas consulter les documents personnels des membres : il administre la bibliothèque de la structure, non les bibliothèques individuelles.

Un athlète ne peut jamais transmettre un document à un autre athlète, ni un coach à un autre coach.

La fin du rattachement met fin à ces accès pour l'avenir.

Article 9 — Transferts hors Union européenne

L'hébergement de la Plateforme et le stockage des données sont assurés en France. Trois traitements impliquent un transfert hors de l'Union européenne : le traitement des paiements par Stripe et le recours aux modèles de langage d'OpenAI, tous deux aux États-Unis, ainsi que l'acheminement des notifications sur l'application mobile par Google, dont l'infrastructure peut impliquer un tel transfert.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 du RGPD, complétées le cas échéant par les mesures supplémentaires appropriées. S'y ajoute, à votre seule initiative, l'abonnement de votre agenda depuis un calendrier extérieur (article 6) : ce transfert n'est pas effectué par FitDesk et n'entre pas dans le champ de ces clauses — vous choisissez vous-même le service qui reçoit le flux, et ce sont ses conditions qui s'y appliquent. Hors ce cas, aucun autre transfert hors UE n'est effectué.

Article 10 — Durées de conservation

Compte et données associées : pendant toute la durée d'utilisation du compte.
Après clôture du compte : 3 ans, puis suppression ou anonymisation.
Données de facturation : 10 ans (obligation comptable).
Journaux de navigation : 30 jours.
Journaux techniques d'appels aux services et d'envoi des courriers électroniques : 12 mois.
Conversations avec l'assistant : 24 heures après le dernier échange.
Identifiant de notification d'un appareil : jusqu'à votre déconnexion de cet appareil, la désinstallation de l'application, ou l'invalidation de l'identifiant par le service de notification.
Documents et fichiers déposés : pendant toute la durée d'utilisation du compte. Un document supprimé est placé en corbeille, où il reste restaurable, puis détruit à l'issue d'un délai de 30 jours ; sa mise en corbeille ferme immédiatement les accès ouverts. Un document transmis à un coach lui appartient à compter de sa remise et n'est pas supprimé avec votre compte — vous pouvez toutefois le retirer tant que votre compte existe.
Journal des accès aux documents : 12 mois.
Notifications relatives aux documents : 90 jours.
Événements d'agenda : pendant toute la durée d'utilisation du compte. Un agenda est un historique : le purger à échéance vous ferait perdre votre propre passé. Un événement annulé demeure visible, barré. Une série récurrente est inscrite occurrence par occurrence sur douze mois glissants.
Réponses et présences : elles suivent l'événement auquel elles se rattachent.
Adresse d'abonnement à votre agenda : jusqu'à sa révocation, la génération d'une nouvelle adresse ou la clôture du compte — elle n'expire pas d'elle-même.
Notifications relatives à l'agenda : 90 jours.
Preuves d'acceptation des documents contractuels : durée de la relation contractuelle et 5 ans au-delà.

Article 11 — Sécurité

FitDesk met en œuvre : chiffrement des échanges en transit (HTTPS/TLS), stockage des mots de passe sous forme de condensats cryptographiques, cloisonnement des composants et restriction des accès aux environnements de production, journalisation des accès et des opérations sensibles, anonymisation des adresses IP dans les journaux de navigation (précision géographique limitée au pays).

Les documents déposés font l'objet de mesures propres : analyse antivirus systématique et bloquante avant enregistrement ; contrôle du format sur le contenu réel du fichier et non sur son extension ; stockage par un service dédié, sur un réseau dépourvu de tout accès sortant, qui ne connaît ni le nom d'origine du fichier ni l'identité de son propriétaire ; aucun lien de téléchargement durable n'est émis, le droit d'accès étant réévalué à chaque consultation ; journalisation nominative des consultations, restituée au propriétaire.

Article 12 — Application mobile

L'application mobile FitDesk est distribuée sur Google Play. Elle requiert l'accès à Internet, nécessaire au fonctionnement du service, et, si vous les acceptez, l'autorisation d'afficher des notifications.

Elle n'intègre aucun outil de mesure d'audience tiers, aucun traceur publicitaire et aucun identifiant publicitaire. Elle n'accède ni à votre position, ni à votre appareil photo, ni à vos contacts, ni à votre microphone.

Notifications. L'application peut vous avertir d'un événement de votre suivi — par exemple l'attribution d'un nouveau programme par votre coach. Ces notifications sont acheminées par le service Firebase Cloud Messaging de Google (article 6), dont le module technique attribue à votre appareil un identifiant de notification transmis à nos serveurs.

Elles sont facultatives : le refus de l'autorisation, ou son retrait dans les réglages du téléphone, n'a aucun effet sur le reste du service. Le texte d'une notification ne comporte jamais de donnée de santé — il nomme la nature de l'événement et, le cas échéant, la personne concernée, jamais le contenu, parce qu'une notification s'affiche sur un écran verrouillé. À cette réserve près, les données traitées via l'application sont identiques à celles traitées via le site web.

Article 13 — Cookies et traceurs

FitDesk n'utilise ni cookie tiers, ni outil de mesure d'audience, ni pixel publicitaire.

Seuls sont utilisés des dispositifs strictement nécessaires au fonctionnement du service : maintien de l'authentification pendant la session et mémorisation de la préférence de langue. Ces dispositifs sont exemptés de consentement au sens de la recommandation CNIL du 17 septembre 2020 ; aucun bandeau de cookies n'est requis.

Article 14 — Traitements automatisés et profilage

Conformément à l'article 13.2.f du RGPD, la Plateforme met en œuvre les traitements automatisés suivants :

l'assistant conversationnel décrit à l'article 7, qui produit des propositions soumises à la validation d'un professionnel ;
l'envoi automatique de messages de suivi déclenchés par votre activité (absence de connexion prolongée, séance non validée, date anniversaire d'inscription) ;
un contrôle automatisé de conformité des messages adressés à l'assistant.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard, ou vous affectant de manière significative de façon similaire, n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD.

Article 15 — Vos droits

Accès — obtenir une copie de vos données.
Rectification — corriger des données inexactes.
Effacement — demander la suppression, sous réserve des obligations légales de conservation.
Limitation — restreindre certains traitements.
Opposition — s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment la prospection.
Portabilité — recevoir vos données dans un format structuré.
Retrait du consentement — à tout moment, notamment pour les données de santé.

S'agissant des documents déposés, le droit d'accès s'exerce directement depuis la Plateforme, qui vous montre vos documents, ceux qui vous ont été transmis et — pour chacun de ceux que vous avez partagés — la liste nominative et datée de ceux qui les ont consultés. Le droit d'effacement s'y exerce également, sauf pour un document transmis à un coach, qui lui appartient et que vous pouvez seulement retirer.

Pour exercer ces droits : contact@fitdesk.io. Réponse sous un mois. Réclamation possible auprès de la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Article 16 — Mise à jour

La présente politique peut être mise à jour afin de refléter les évolutions du service ou de la réglementation ; la date d'entrée en vigueur figure en en-tête. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en sont informés par tout moyen approprié.

Article 17 — Droit applicable

La présente politique de confidentialité est régie par le droit français. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence des juridictions françaises.

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